Nếu bạn làm trong lĩnh vực kinh doanh tài chính, chắc chắn đã ít nhiều nghe đến khái niệm công nợ. Vậy công nợ là gì? Nó ảnh hưởng như thế nào đến sự thành bại của doanh nghiệp? Có bao nhiêu loại công nợ và cách tính toán như thế nào? Tất cả sẽ được trả lời chi tiết trong bài viết dưới đây.
Mục Lục
Công nợ là gì? – Khái niệm công nợ
Công nợ là khái niệm thường được dùng trong các doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp phát sinh giao dịch mua/bán. Các sản phẩm chuyển đến tay khách hàng. Nhưng số tiền thu được chỉ là một phần. Phần còn lại nợ sang kỳ tiếp theo mới thanh toán. Thì như vậy gọi là công nợ. Thông thường, tại mỗi công ty/doanh nghiệp sẽ có kế toán theo dõi công nợ.
Có bao nhiêu loại công nợ?
Hiện nay có 2 loại công nợ đó là công nợ phải thu và công nợ phải trả.
» Công nợ phải thu: Công nợ phải thu xuất hiện khi công ty bán sản phẩm hàng hoá đã đến tay khách hàng nhưng chưa được hết tiền. Số tiền chưa được thanh toán hoặc được thanh toán 1 phần. Phần còn lại được tính là công nợ phải thu. Kế toán phải theo dõi chi tiết, kiểm soát quyền lợi cũng như kỳ hạn thanh toán, đối tượng thanh toán…
» Công nợ phải trả: Ngược lại với công nợ phải thu. Khi công ty mua hàng hoá từ doanh nghiệp khác mà chưa thanh toán được hết số tiền hàng. Thì số tiền còn nợ lại đó chính là công nợ phải trả.
Một số loại khác cũng được xếp vào công nợ như: công nợ nhân viên, tiền tạm ứng, trợ cấp, bồi thường, nộp nhà nước… Kế toán cần theo dõi sát sao để không bị chậm công nợ dẫn đến phát sinh phí phạt.
Tìm hiểu về cách tính công nợ
Người phụ trách tính công nợ chính là kế toán của công ty. Số công nợ được theo dõi thường xuyên trong kỳ và chốt số vào ngày cuối kỳ. Lúc này kế toán của 2 bên sẽ tiến hành đối chiếu các khoản mục và so sánh. Nếu trùng khớp thì đưa ra số liệu chính xác. Còn nếu xuất hiện chênh lệch thì cần rà soát và tìm ra nguyên nhân để xử lý kịp thời.
Ngoài việc tính toán và đưa ra số liệu. Kế toán công nợ còn có nhiệm vụ đốc thúc các đối tượng trả nợ đúng hạn. Nếu công nợ không được thanh toán đúng như thời hạn. Kế toán chuyển công nợ sang tài khoản 311 để theo dõi. Đồng thời chuyển số dư vào tháng sau.
2 cách quản lý công nợ hiệu quả
Bên dưới đây sẽ có 2 cách tính công nợ thường được sử dụng nhất hiện nay.
Cách 1: Quản lý theo cách truyền thống
Cách phổ biến vẫn được các công ty thường xuyên áp dụng để theo dõi công nợ là sử dụng Excel kết hợp với các nghiệp vụ hạch toán cơ bản. Kế toán dùng cách này để theo dõi công nợ phải thu và công nợ phải trả.
Các bạn làm theo những bước sau đây nhé.
– Bước 1: Tải và cài đặt Excel trên máy tính. Mở Excel và làm 1 file mới. Đặt tên là quản lý công nợ.
– Bước 2: Tạo một bảng cho tiết bao gồm các thông tin liên quan đến khách hàng/ nhà cung cấp: Đối tượng, nợ đầu kỳ, nợ cuối kỳ, số phát sinh…
– Bước 3: Nhập các thông tin vào cột tương ứng. Sử dụng hàm Excel để tính toán cho chính xác. Có thể làm tròn theo quy định của công ty.
Với cách làm này thì vẫn xuất hiện một số hạn chế nhất định như không theo dõi được công nợ quá lớn hay bảo mật không cao. Ai không thạo Excel có thể mất rất nhiều thời gian để thiết kế bảng và tính toán.
Cách 2: Sử dụng phần mềm quản lý công nợ
Hiện nay có nhiều công ty chuyên bán các phần mềm quản lý công nợ rất tiện lợi. So với việc làm trên Excel thì làm việc bằng phần mềm sẽ đơn giản hơn. Vì là phần mềm chuyên theo dõi công nợ nên số liệu nhập vào sẽ được xử lý rất nhanh. Để xử dụng các phần mềm này cần mua và cài đặt trên máy tính.
Một số lưu ý để quản lý công nợ hiệu quả
1. Quản lý công nợ phải thu
– Kế toán hạch toán những thông tin cần thiết. Càng chi tiết càng tốt. Ghi rõ đối tượng nợ, thời hạn, số phát sinh… Đồng thời đốc thúc bên mua hàng thanh toán nợ đúng hạn.
– Thu thập chứng từ liên quan đến công nợ. Lưu trữ và bảo quản cẩn thận. Những chứng từ này rất quan trọng trong việc đối chiếu số công nợ chốt vào cuối kỳ.
2. Quản lý công nợ phải trả
– Hạch toán chi tiết về đối tượng, kỳ hạn, số phát sinh. Thanh toán nợ đúng thời hạn.
– Đặc biệt lưu ý đến những công nợ quan trọng không thể trả chậm như: Phải nộp nhà nước, phải trả người lao động…
– Theo dõi sát sao những khoản nợ của công ty. Đặc biệt là nợ chưa có hoá đơn. Cập nhật số liệu ngay khi có hoá đơn.
Mỗi công ty muốn phát triển tốt thì trước hết phải quản lý công nợ hiệu quả. Trên đây bạn đã biết công nợ là gì và những cách để quản lý công nợ mà chúng tôi muốn giới thiệu đến bạn đọc. Hy vọng những kiến thức này sẽ giúp ích được cho các bạn.
Xem thêm:
